Alles over de WIK brief voor particuliere klanten
Heeft u een particuliere klant die uw factuur niet betaalt? Dan bent u volgens de wet verplicht om een WIK brief te sturen. Het is belangrijk dat u een goede WIK brief verstuurt, want een foute WIK brief is niet rechtsgeldig.
Ontdek hier alles over de WIK brief en hoe u deze kunt versturen.
Wat is een WIK brief?
Bij particuliere klanten mag u niet zomaar een incassoprocedure starten. Er moet eerst verplicht een laatste herinnering naar de klant worden gestuurd. In deze laatste aanmaning krijgt de klant nog 14 dagen de tijd om zonder extra kosten de factuur te betalen. Daarnaast worden incassomaatregelen aangekondigd als de betaling (opnieuw) uitblijft. Het is belangrijk dat wel alle spelregels van de WIK brief gevolgd worden.
Als de klant ook na 14 dagen nog niet betaald heeft, mag een incassoprocedure gestart worden om de betaling af te dwingen. Vanwege de laatste betaalperiode wordt de WIK brief ook wel, pré incasso of 14 dagen brief genoemd.
Wat betekent WIK?
De afkorting WIK staat voor de Wet Incassokosten. In deze wet staan alle spelregels over incassokosten op het moment dat facturen niet op tijd betaald worden. Deze wet is in het leven geroepen om particulieren te beschermen tegen onterecht hoge incassokosten en louche incassoprocedures.
Naast de verplichting om een WIK brief te versturen staat in de wet ook de maximale hoogte van de incassokosten genoemd.
Wat staat er in een WIK brief?
Een goede WIK brief bestaat uit een aantal vaste onderdelen. Het is belangrijk dat aan al deze voorwaarden wordt voldaan. Een foute WIK brief is namelijk niet rechtsgeldig en voorkomt dat u een incassoprocedure mag starten.
De vaste onderdelen (eisen) van een WIK brief:
- De factuur en het factuurnummer waar de brief over gaat.
- Het openstaande factuurbedrag (let op deelbetalingen!).
- De laatste betaaltermijn (minimaal 14 dagen ná ontvangst van de brief).
- Aankondiging incassokosten en rente (bij uitblijven betaling).
- Berekening van de incassokosten die in rekening kunnen worden gebracht.
Hoeveel incassokosten moet ik berekenen bij de WIK?
In een WIK brief staan onder meer de incassokosten die maximaal mogen worden doorberekend als de klant niet betaald. Voor het bepalen van de incassokosten zijn ook bepaalde spelregels.
Maximale incassokosten
In de tabel hieronder staan de incassokosten die volgens de wet maximaal mogen worden doorberekend (Bron: Rijksoverheid).
| Openstaand bedrag | Maximale incassokosten |
| Over de eerste €2.500 | 15% |
| Over de volgende €2.500 | 10% |
| Over de volgende €5.000 | 5% |
| Over de volgende €190.000 | 1% |
| Boven €200.000 | 0,5% |
Minimale incassokosten
Naast de maximum bedragen voor incassokosten, geldt er ook een minimum bedrag. Zo mag u altijd miminaal €40 aan incassokosten berekenen, ook als dit minder dan 15% is. Natuurlijk moet u er wel op letten dat u aan alle overige spelregels voldoet op het moment dat u incassokosten gaat doorberekenen.
Wilt u precies weten hoeveel incassokosten u mag doorberekenen? Gebruik dan de incassokosten calculator hieronder.
WIK Calculator
Vul de hoofdsom van uw openstaande factuur in om de incassokosten te berekenen. Bent u btw-plichtig? Noteer dan de incassokosten exclusief btw. Deze kunt u immers verrekenen. Kunt u de btw niet verrekenen? Noteer dan de incassokosten inclusief de btw.
Waarom moet u een WIK brief sturen?
U bent verplicht om een WIK brief te sturen naar particuliere klanten als u een incassoprocedure wilt starten. In sommige gevallen geldt dit ook voor kleine ondernemingen. U mag in dat geval pas een incassobureau inschakelen als u eerst een WIK brief naar de klant heeft verstuurd.
De WIK brief is in het leven geroepen om consumenten te beschermen tegen plotseling doorberekende hoge (incasso)kosten. Bovendien geeft het ondernemers de mogelijkheid om de druk op een wanbetaler te verhogen met een wettelijk document. Op deze manier vergroot u de kans op een betaling en is de kans op het behouden van de klantrelatie groter.
Wanneer wordt de WIK brief gestuurd?
Een WIK brief stuurt u meestal nadat u een of meerdere betalingsherinneringen hebt verstuurd. Het is de laatste kans voor uw klant om te betalen zónder extra kosten. In de WIK brief wordt op een rustige en nette manier aan uw klant uitgelegd wat er gebeurt als er opnieuw geen betaling plaatsvindt.
Wie verstuurt de WIK brief?
Een WIK brief wordt altijd verstuurd uit naam van de leverancier (de crediteur). De leverancier mag de WIK brief zelf versturen, maar kan dit ook overlaten aan een derde partij. Deze partij kan onder het mom van 'vreemde ogen dwingen' wellicht zelfs een snellere betaling afdwingen.
Hoe wordt een WIK brief verstuurd ?
Een WIK brief kunt u op verschillende manieren versturen naar uw klant. Het meest kiezen ondernemers voor een fysieke brief of een e-mail. Hier zijn geen spelregels voor. U mag dus zelf bepalen hoe u de WIK brief naar uw klant verstuurt.
Als u zeker wilt weten dat de klant de brief ontvangt zou u zelfs gebruik kunnen maken van aangetekende post of digitale leesbevestigingen.
Via de app van incasso.nl kunt u snel en eenvoudig een factuur indienen. Vervolgens kunt u met 3 klikken een WIK brief naar uw klant laten versturen. Vervolgens krijgt uw klant nog 14 dagen de tijd om te betalen zonder extra kosten.
Voorbeeld WIK brief
Bent u op zoek naar een goed voorbeeld van een WIK brief? Gebruik dan het voorbeeld hieronder.
| Voorbeeld WIK-brief |
| [NAAM VAN UW KLANT] [ADRES VAN UW KLANT] [POSTCODE+WOONPLAATS VAN UW KLANT] Betreft: Laatste herinnering Datum: [DATUM] Geachte heer/mevrouw [ACHTERNAAM KLANT], Uit onze administratie is gebleken dat wij nog geen betaling hebben ontvangen voor onderstaande factuur. Inmiddels is de betaaltermijn ruimschoots verstreken. Het gaat om de factuur met factuurnummer [FACTUURNUMMER] met een totaalbedrag van [TOTAALBEDRAG]. Een kopie van deze factuur is te vinden in de bijlage. Wij verzoeken u vriendelijk om het openstaande bedrag van €[TOTAALBEDRAG] binnen 15 dagen na dat deze brief bij u is bezorgd over te maken op [UW IBAN] ten name van [REKENINGHOUDER] te [PLAATSNAAM]. Vermeld bij uw betaling altijd uw factuurnummer [FACTUURNUMMER]. Wat gebeurt er als ik niet (op tijd) betaal? Als u niet of niet op tijd betaalt, zijn wij genoodzaakt de vordering uit handen te geven aan een incassobureau. Zoals in de Wet Incassokosten (WIK) is vastgesteld, moet u dan ook incassokosten ten hoogte van €[INCASSOKOSTEN] en wettelijke rente betalen. Heeft u vragen? Bent u het niet eens met de vordering? Of heeft u een andere vraag? Dan verzoeken wij u zo snel mogelijk contact met ons op te nemen via [CONTACT]. Mocht u inmiddels al betaald hebben, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen. Met vriendelijke groet, [UW NAAM] [UW BEDRIJFSNAAM] |
U kunt ook het Word (.docx) bestand downloaden en direct aanpassen.
Regel alles online via onze app
Met de speciale app van incasso.nl stuurt u eenvoudig en snel een WIK brief naar uw particuliere klanten. Profiteer van onze 25 jaar ervaring met incasso en wordt sneller betaald.
Gegarandeerde kwaliteit
Incasso.nl is powered by Ultimoo incasso. Een van de meest gewaardeerde incassobureaus van Nederland. Ultimoo is gecertificeerd met het Incassokeurmerk van het NVI. Zo weet u zeker dat u een betrouwbare incassopartner heeft.
